Pengguna dan Pengembang Sistem

Pengguna dan Pengembang Sistem

Pada awalnya penggunaan Internet bertujuan komersial dilarang dengan keras. Tahun 1991 NSF menghapus larangan untuk tujuan komersial dan saat itulah membuka jalan bagi electronic commerce (e-commerce). Hanya saja, tidak semua kebijakan mengenai komersial dicabut. Baru pada tanggal 30 April 1995, batasan komersial yang paling terakhir dicabut.

Jika menelusuri sejarah, maka Pizza Hut-lah yang menjadi perusahaan paling pertama mendirikan toko online. Mereka menyediakan fasilitas pemesanan online atau pengiriman ke rumah untuk testing pada tahun 1994 di Santa Cruz, California. Pada tahun 2007 seluruh daerah sudah mendapatkan opsi dalam sistemnya. Pada akhir tahun 2000, banyak perusahaan Eropa dan Amerika menyediakan fasilitas pelayanan melalui World Wide Web. Semenjak saat itulah, orang mulai mengasosiasikan istilah “ecommerce” sebagai kemampuan untuk membeli berbagai produk melalui Internet. Berlanjut pada tahun 1995, Amazon muncul sebagai toko buku online. Belakangan perusahan tersebut menyadari barang dagangan lainnya juga memiliki permintaan yang tinggi, sehingga pada akhirnya mengadakan perluasan dengan menjual berbagai komoditas.

Sekarang ini, hampir semua toko nyata (di dunia nyata) memiliki toko online. Berkat semakin cepatnya koneksi dan majunya teknologi, sektor penjualan online sangat berkembang dan terkenal. Sekarang pun, orang terkadang lebih memilih membeli online daripada ke toko karena alasan kenyamanan dan perbandingan harga yang menarik.

Perkembangan Toko Online di Indonesia tumbuh sangat pesat sejalan dengan makin populernya Online Shopping di dunia pada saat ini. Data Jurnal Bisnis Internasional: para pebisnis kecil yang menggunakan internet marketing bertumbuh 46 % lebih cepat dibanding mereka yang belum menggunakan internet marketing. Media digital seperti internet telah merajai seluruh area bisnis dan komunikasi, mengalahkan media print (cetak).  Toko online sangat indentik dengan UMKM, baik dari segi permodalan hingga manajemennya, bedanya hanya medianya saja, UMKM menganut media offline, sedangkan toko online menggunakan cara online. Namun satu hal yang cukup penting adalah belum adanya lembaga yang mewadahi dan mampu melindungi toko online Indonesia.

Untuk komunitas toko/bisnis online sendiri ada beberapa yang sudah terbentuk diharapkan dapat menumbuhkan bisnis online di Indonesia. Berikut adalah beberapa fenomena yang mengawali terbentuknya kantor maya :

1. Fakta Pengguna Internet Indonesia

Indonesia adalah salah satu negara dengan pengguna internet terbesar di dunia. Di kutip dari www.rwpbsd.com ini menyatakan rata-rata orang indonesia menggunakan internet selama 5 jam, 75% menggunakan media sosial dan dari jumlah rata-rata pengguna internet 58,4% berusia 12 sampai 34 tahun. Dari fakta di atas kita dapat menyimpulkan bahwa target pasar usia produktif semakin meningkat dengan sebagian besar mengakses media sosial seperti Facebook, Twitter dan Instagram. Jika kita jeli melihat peluang, tentunya fakta di atas adalah alasan kita untuk menjalankan bisnis online.

2. Target Pasar yang Luas

Dengan bantuan jaringan internet, owners dapat berkomunikasi dengan siapapun di luar kota, luar pulau, dan bahkan sampai keluar negeri. Luasnya jangkauan berkomunikasi ini memungkinkan anda untuk menjual produk lebih banyak dan targer yang owners sasarkan juga akan leih luas lagi. Dengan hal ini anda akan mampu menjual produk anda ke seluruh wilayah di indonesia bahkan mancanegara hanya dengan bantuan koneksi internet, smartphone ataupun komputer tanpa harus keluar rumah.

3. Mudah dan Fleksibel

Memang sejatinya berbisnis atau berwirausaha bukanlah sesuatu yang mudah, semuanya memerlukan persiapan yang benar-benar matang. Tapi seiring perkembangan zaman dan teknologi, berbisnispun akan semakin lebih mudah dan fleksibel. Dengan menjalanakan toko online maka pemilik dapat membuka toko selama 24 jam nonstop, dan tidak menuntut pemilik untuk ahli di bidang online karena sistem yang akan membantu anda mengelola bisnis tersebut. owners tidak perlu lagi keluar rumah dan pergi ke toko untuk melayani pelanggan, cukup dengan smartphone atau komputer owners akan menerima notifikasi yang akan memberitahukan jika ada pesanan dari pembeli.

4. Relatif Praktis Dalam Hal Sarana Prasarana

Berbisnis terbilang kegiatan yang sedikit rumit, memerlukan skills dan faktor-faktor pendukung lainnya, seperti harus menyewa gedung atau kantor sendiri, membutuhkan konsultan pajak agar owners tahu berapa biaya yang harus dikeluarkan untuk pajak setiap tahunnya.

Sedangkan untuk perusahaan, Di era seperti sekarang ini perusahaan modern melakukan segala kegiatan manajemen perkantoran dikerjakan dengan menggunakan alat-alat otomasi perkantoran, diantaranya adalah perangkat komputer dengan berbagai software yang dibutuhkan untuk menjalankan kegiatan-kegiatan perkantoran, perangkat komunikasi yang memadai, kantor virtual, organisasi virtual, dan lain-lain. Hal ini dilakukan untuk mengimbangi perkembangan jaman dan meningkatkan kualitas layaknya toko online yang ada.

Berikut adalah bidang aplikasi Sistem Informasi Perkantoran (Office Automation/OA) yang banyak di implementasikan pada perkantoran modern saat ini:

•  Word Processing

Word processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak.

Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lain.

• Electronic Mail

Electronic mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan computer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal computer dan peralatan penyimpanan.

• Voice Mail

Voice mail persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dan anda menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada anda.

Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan mengubahnya kembali menjadi benuk audio saat dipanggil.

• Electronic Calendaring

Electronic calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi.

• Audio Conferencing

Audio conferencing adalah penggunaan  peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi.

Audio conferencing adalah aplikasi Office Automation pertama yang tidak memerlukan komputer. Ia hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.

• Video Conferencing

Video conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video.

Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di lokasi lain selagi konferensi dilakukan.

Tiga konfigurasi video conferencing ( tergantung pada peralatan yang digunakan), yaitu:

1)      Video satu arah dan audio satu arah

2)      Video satu arah dan audio dua arah

3)      Video dan audio dua arah

• Computer Conferencing

Computer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga member kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini hampir sama dengan electronic mail, karena kedua aplikasi ini menggunakan hardware dan software yang sama.

Istilah ‘teleconferencing’ digunakan untuk menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik

untuk konferensi.

Teleconferencing digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya untuk menukar informasi diantara pemecah masalah (orang-orang yang memecahkan masalah) yang berada di kota yang berlainan.

• Facsimile Transmission

Facsimile transmission yang biasanya disebut fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channelnya dan pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit daripada mengoperasikan mesin fotocopy.

• Video Text

Video text adalah penggunaan computer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada computer.

• Image Storage and Retrieval

Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan.

Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan microform, yang berupa microfilm dan microfiche. Microform akan mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%. Image storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.

• Desktop Publishing

Desktop publishing atau dtp adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter.

Sistem desktop publishing terdiri atas mikrokomputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop publishing.

Author: Anita Kurnia – 43215010067 (Universitas Mercu Buana, Jakarta)

Dosen Pengampu: Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA

Daftar Pustaka

Ali, Hapzi, 2010. https://hapzi-ali.com/daftar-ebook/ebook-sistim-informasi-manajemen/, (26 September 2017, Pukul 14.10)

Andikawati, 2013. https://blogaanwati.wordpress.com/2013/01/11/otomatisasi-kantor/, (26 September 2017, Pukul 14.15)

Maxmanroe, 2016, http://blog.iconesia.com/read/7-alasan-kenapa-harus-memilih-bisnis-online, diakses pada Selasa, 26 September 2017 Pukul 12.00

Nanda s, Liliani. 2015, http://lilianinandasasmita.blogspot.co.id/2015/05/makalah-virtual-office-kantor-maya.html, diakses pada Selasa,  23 september 2017 Pukul 12.10